Jak poprawić swoje zarządzanie czasem?

Jeśli jesteś osobą nieustannie zajętą, która cierpi na brak czasu i jednocześnie nie osiąga zamierzonych efektów, to znak, że musisz wprowadzić zmiany w zakresie swojego zarządzania czasem. Jest bardzo dużo osób przepracowanych, które jednocześnie żyją w frustracji, gdyż ciągle mają przed sobą długą listę niezrealizowanych zadań. W takim przypadku trzeba dokonać pewnej weryfikacji i wprowadzić zmiany w codziennym funkcjonowaniu. Warto zastanowić się na tym, jakie są przyczyny tego stanu rzeczy. Są osoby, które wkładają dużo wysiłku w mało ważne zadania. Są również i tacy ludzie, którzy wymagają od siebie zbyt wiele a później nie są w stanie udźwignąć nadmiaru zadań. Wszystkie osoby cierpiące na brak czasu powinny przyjrzeć się poniższym obszarom.
Planowanie
Podstawą dobrego zarządzania czasem jest planowanie. Warto na każdy dzień mieć przygotowaną wcześniej listę zadań. Powinna ona być maksymalnie krótka. Zaczynamy od zadania najtrudniejszego i najważniejszego. Planujemy sobie nie więcej jak trzy duże zadania na dzień. Wydawać by się mogło, że jest to mało. Tymczasem należy pamiętać o tym, że każda osoba ma tylko kilka godzin wysokiej efektywności i po tym czasie, nie ma co się upierać przy pracy, bo przyniesie ona mizerne efekty. Oprócz tego zawsze trzeba zakładać pewien margines czasu na nieprzewidziane zdarzenia.
Priorytety
Umiejętność określania priorytetów jest niezmiernie ważna. Chodzi o to, aby nauczyć się znajdować te zadania, które rzeczywiście popychają nas do przodu albo te, dzięki którym zarabiamy duże pieniądze. Gdy takie zadanie w danym dniu wyznaczymy sobie jako pierwsze, to mamy większą szansę, że je wykonamy, bo zdania z dalszych godzin często, z różnych powodów zostają niezrobione.
Porządek w otoczeniu
Wiele osób nie przywiązuje wagi do porządku w swoim domu, miejscu pracy i otoczeniu. Tymczasem jest niezmiernie ważne aby mieć uporządkowane biurko oraz nie tracić czasu na szukanie rzeczy w szafkach, dokumentów w komputerze czy kluczyków do samochodu. Wyrabiajmy sobie więc nawyk, że wszystko odkładamy na wyznaczone miejsce i robimy to od razu. Poza tym porządek w otoczeniu poprawia nasze samopoczucie i sprzyja koncentracji.
Rób przerwy, dbaj o sen
Wielogodzinna praca, bez przerw albo zarywanie nocy to błąd który popełnia wiele osób. Niewyjeżdżanie na wakacje całymi latami to z kolei grzech wielu przedsiębiorców. Wszystkie takie osoby są przekonane, że postępują słusznie, są obowiązkowe, odpowiedzialne a praca jest najważniejsza. Tymczasem wysiłek umysłowy w nadmiarze, bez niezbędnych przerw bardzo obniża produktywność i jest prostą drogą do wypalenia zawodowego. Pamiętajmy o tym, że pracować należy w blokach czasowych, po których następują krótkie przerwy. Równie istotne jest abyśmy spali odpowiednią ilość godzin oraz uprawiali aktywność fizyczną.
Walcz z odkładaniem zadań
Każdy z nas ma zadania, których z różnych powodów nie lubi robić. Często są one drobne albo zajmują zaledwie chwilę, jednak bardzo ich nie lubimy. Odkładanie takich zadań w nieskończoność to bardzo zły nawyk. Psuje nam to nastrój, rozprasza, obciąża a na koniec i tak musimy je zrobić. Dobrze jest więc na początku dnia, gdy mamy dużo energii i dobry humor zrobić jedno takie drobne, nielubiane zadanie. Z kolei gdy nasze niechciane zadania są bardzo duże,dzielmy je na etapy.
Pozbądź się rozpraszaczy z otoczenia
W czasie gdy pracujemy powinniśmy zadbać o maksymalne skupienie na zadaniach. Dobrym zwyczajem jest przestawienie telefony w tryb samolotowy. Będziemy wtedy wolni od niepotrzebnych powiadomień. Gdy pracujemy na komputerze, o ile nie jest to niezbędne, nie otwierajmy w ogóle przeglądarki. Internet ma to do siebie, że kusi nas różnymi treściami i sami nie wiemy kiedy okazuje się, że spędziliśmy godzinę czasu nie przeglądając w zasadzie nic konkretnego. Gdy pracujemy, nie włączajmy też telewizora, nawet jeśli mamy tzw. podzielną uwagę. Badacze już dawno udowodnili, że praca przed telewizorem przebiega wolniej.
Myśl pozytywnie
W każdej pracy przydaje się optymizm. Wiadomo, że każdy z nas ma takie okresy, kiedy brakuje w ogóle chęci do pracy a swoje obowiązki wykonać trzeba. Warto więc wtedy przewidzieć dla siebie drobną nagrodę po pracy. Można też wyobrazić sobie, co zyskamy dzięki temu, że teraz np. dwie godziny się przemęczymy. Starajmy się myśleć o tym, co przyjemne, bo wiadomo, że po wyrzeczeniach zawsze przychodzą chwile odpoczynku i przyjemności.

Organizacja pracy kancelarii

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *